Er du mødebooker, har du garanteret mødt de såkaldte gatekeepers i røret – omstillingen, receptionisten, sekretæren etc. – og stået tilbage med den frustrerende følelse af at tale til en lukket dør. Med den rette åbning kommer du lettere forbi gatekeeperen, og allerede dér er du et skridt tættere på at booke et møde.
Uanset hvilken gatekeeper du får i røret – ung, gammel, mand eller kvinde – så har vedkommende ét eneste formål med at besvare dit opkald. Nemlig at stille de rette mennesker igennem og holde de resterende væk.
Det betyder kort sagt, at gatekeeperen er din indgang til en vellykket mødebooking, og hvis du ikke kan passere denne første udfordring, lander du med sikkerhed ikke et møde. Der er med andre ord al mulig god grund til at gøre dit (for)arbejde godt, møde vedkommende i øjenhøjde og opbygge den nødvendige relation – og vi har samlet en række af vores bedste råd til dig, der gerne vil gøre netop dét.
Hvis du vil have succes med mødebooking, er det essentielt, at du formår at komme let og elegant forbi gatekeeperen, og det kræver, at du indleder samtalen på den helt rette måde – og ikke mindst at du er vedholdende.
Vi lover ikke, at vores råd virker hver gang, men de vil helt sikkert hjælpe dig i kampen om flere møder; og hvis du bare kan øge din succesrate med 5% hver måned, hvad kan det så ikke blive til?
Når du som sælger ringer op til en potentiel kunde, vil du typisk møde en forsvarsberedt person i røret, men ved at forberede dig på netop dét, kan du imødekomme modstanden og dermed skabe et godt udgangspunkt for samtalen – fx kan samtalen forløbe sådan her:
Dig: "Til en start vil jeg lige fortælle, at det er en sælger, du taler med."
Gatekeeper: "Ja, det kunne jeg næsten regne ud."
Dig: "Jeg ville bare sige det, så vi har rene linjer fra begyndelsen. Må jeg bruge 30 sekunder af din tid på at fortælle, hvad jeg sælger – så kan du hurtigt vurdere, om vi skal booke et møde eller ej?"
Gatekeeper (fordi det er svært at sige nej til": Ja..."
På denne måde give gatekeeperen dig selv tilladelse til at fortælle, og det gør samtalen mere aktuel for begge parter. Er vedkommende ikke interesseret i at stille dig videre, når de 30 sekunder er gået, skal du naturligvis respektere dette.
Mange er af den opfattelse, at salg og mødebooking handler om at tale, men det er i lige så høj grad et spørgsmål om at lytte. Du skal altså holde fokus på gatekeeperen, og lytte til det, der bliver sagt – hvis du allerede er i gang med at udtænke et svar, mens vedkommende taler, lytter du ikke, og det kan fornemmes i telefonen.
Aktiv lytning er en eminent disciplin at beherske, og det er et godt udgangspunkt, når du skal opbygge tillid til gatekeeperen. Vil du være bedre til at lytte, kan du med fordel:
- Holde fokus på samtalen
- Stille opklarende spørgsmål
- Undlade at afbryde
- Tage notater
I dialogen med gatekeeperen er det vigtigt, at du er både opmærksom, imødekommende og lyttende, men du må for alt i verden ikke glemme, hvorfor du ringer – du skal hele tiden have dit mål for øje.
Det er let at miste fokus undervejs i samtalen. Vil du undgå det, kan du øve dig på en række formuleringer, der fastholder din intention om at blive stillet videre til beslutningstageren. Du kan blandt andet:
- Bede om at tale med en specifik person i stedet for at spørge, hvem der har ansvaret for indkøbene. Brug Google og LinkedIn til på forhånd at undersøge, hvem du skal have fat i.
- Spørge efter et direkte nummer til beslutningstageren og høre, hvornår gatekeeperen forventer, at vedkommende er ledig.
- Hvis ikke du bliver stillet videre, så aftal, at du ringer tilbage på et senere tidspunkt, hvor gatekeeperen har talt med beslutningstageren om dit opkald.
Vil du have flere gode råd til dit arbejde som mødebooker, kan du finde vores guide med yderligere 7 gode råd lige her.